Бухгалтерия перед отпуском: что нужно проверить предпринимателю?
Отпуск для предпринимателя — это не только выбор отеля, покупка билетов и сбор чемодана.
Если вы работаете как ZZP’er в Нидерландах, на время отпуска доходы могут снизиться, а расходы бизнеса при этом никуда не исчезают. Продолжают списываться страховки, подписки, банковские расходы и другие платежи. Добавьте сюда налоги и сроки подачи деклараций — и становится понятно, почему к отпуску предпринимателю стоит готовиться немного иначе, чем наёмному сотруднику.
Но это не значит, что нужно отказаться от отдыха.
Достаточно заранее проверить финансовое состояние бизнеса и закрыть несколько важных вопросов.
Сколько на самом деле стоит ваш отпуск?
Первое, что приходит в голову, — посчитать стоимость билетов, проживания и расходов на отдыхе.
Для предпринимателя этого недостаточно.
Допустим, вы уезжаете на три недели и планируете потратить на поездку €3.000. Но если в это время вы не работаете и не выставляете новые счета, реальная стоимость отпуска может оказаться выше.
Поэтому стоит учитывать не только расходы на поездку, но и возможное снижение дохода, постоянные расходы бизнеса и период после возвращения.
Ведь после отпуска вы сначала возвращаетесь к работе, выполняете новые заказы, выставляете счета и только потом получаете оплату.
Именно этот период предприниматели часто забывают включить в расчёты.
Проверьте, достаточно ли у вас финансового резерва
Хороший отпуск начинается с понимания, что после возвращения вас не ждёт пустой банковский счёт и несколько срочных платежей.
Перед поездкой полезно ответить на несколько простых вопросов:
хватит ли денег на личные расходы во время отпуска;
сможет ли бизнес оплачивать текущие обязательства;
зарезервированы ли средства на налоги;
останется ли финансовый запас после возвращения.
Размер необходимого резерва у каждого предпринимателя будет разным. Он зависит от уровня расходов, стабильности доходов и особенностей бизнеса.
Главное — заранее понимать свою финансовую ситуацию.
Деньги на банковском счёте — это ещё не свободные деньги
Одна из самых распространённых ошибок предпринимателей — смотреть только на остаток на zakelijke rekening.
На счёте может находиться €20.000, но это не означает, что все €20.000 можно потратить.
Часть денег может быть необходима для уплаты BTW и других налогов. В ближайшее время могут списаться страховки, аренда, программное обеспечение или другие расходы.
Поэтому перед отпуском лучше смотреть не только на saldo банковского счёта, но и на предстоящие обязательства бизнеса.
Именно здесь хорошо организованная бухгалтерия становится особенно полезной: предприниматель понимает, сколько денег действительно доступно, а какую сумму лучше оставить в резерве.
Проверьте налоговые сроки
Отпуск — прекрасная причина временно забыть о работе.
Но налоговые сроки, к сожалению, не зависят от наших планов на лето.
Если во время вашего отсутствия необходимо подать декларацию или произвести оплату, лучше решить этот вопрос заранее.
Перед поездкой проверьте:
сроки подачи BTW-aangifte;
предстоящие налоговые платежи;
корреспонденцию от Belastingdienst;
другие административные обязательства.
Если вы работаете с бухгалтером, передайте необходимые документы до отъезда.
Это намного приятнее, чем искать фактуры и банковские выписки с пляжа.
Выставьте счета клиентам до отъезда
Работа выполнена, но счёт ещё не отправлен?
Не откладывайте это до возвращения.
Чем позже вы выставите фактуру, тем позже начнётся срок оплаты и тем позже деньги поступят на ваш счёт.
Перед отпуском стоит:
выставить счета за выполненную работу;
проверить неоплаченные фактуры;
при необходимости отправить клиентам напоминания.
Несколько часов, потраченных на это перед поездкой, могут значительно улучшить финансовую ситуацию после возвращения.
Посмотрите, какие расходы продолжат списываться
Даже если бизнес временно работает менее активно, многие расходы продолжаются.
Например:
страхование;
аренда;
телефон и интернет;
банковские расходы;
бухгалтерские программы;
профессиональные подписки;
лизинг;
другие регулярные платежи.
Проверьте, какие автоматические списания ( инкассо) ожидаются в ближайшие недели и достаточно ли денег на zakelijke rekening.
Звучит просто, но именно такие мелочи иногда создают неприятные сюрпризы во время отпуска.
Не забудьте о первых неделях после возвращения
Представим, что вы отдыхали три недели.
Вы возвращаетесь, начинаете работать, выполняете заказы, выставляете счета и ждёте оплаты.
Получается, что период снижения денежных поступлений может длиться дольше самого отпуска.
Поэтому финансовый резерв лучше планировать не только на время поездки, но и на первые недели после возвращения.
Так вам не придётся срочно брать дополнительную работу только потому, что после отпуска возник временный разрыв между расходами и поступлениями.
Подготовьте бизнес к своему отсутствию
Чем лучше организованы рабочие процессы, тем проще действительно отключиться от работы.
Перед отпуском можно:
предупредить клиентов о своём отсутствии;
настроить автоматический ответ на электронную почту;
проверить предстоящие платежи;
выставить счета;
передать документы бухгалтеру;
убедиться, что важные налоговые и административные вопросы закрыты.
Цель проста: не заниматься бухгалтерией во время отпуска.
Используйте подготовку к отпуску как финансовый check-up бизнеса
На самом деле отпуск — хороший повод посмотреть на финансовое состояние бизнеса немного внимательнее.
Попробуйте ответить на несколько вопросов:
Сколько бизнес действительно зарабатывает?
Каковы мои постоянные расходы?
Достаточно ли у меня финансового резерва?
Какие налоги и платежи ожидаются в ближайшее время?
Есть ли клиенты, которые ещё не оплатили счета?
Сколько времени бизнес сможет выполнять свои обязательства, если доход временно снизится?
Если на часть этих вопросов сложно ответить, возможно, дело не в отпуске.
Это сигнал, что предпринимателю стоит лучше организовать финансовый учёт.
Короткий чек-лист перед отпуском
Перед поездкой проверьте:
✓ все ли счета клиентам выставлены;
✓ есть ли неоплаченные фактуры;
✓ достаточно ли средств на zakelijke rekening;
✓ учтены ли предстоящие налоги;
✓ проверены ли сроки подачи деклараций;
✓ переданы ли документы бухгалтеру;
✓ учтены ли постоянные расходы бизнеса;
✓ есть ли финансовый резерв на первые недели после возвращения.
Если все пункты закрыты — можно собирать чемодан.
Хорошая бухгалтерия нужна не только для налоговой отчётности
Бухгалтерия — это не просто декларации и выполнение требований Belastingdienst.
Хорошо организованный финансовый учёт помогает предпринимателю понимать, что происходит с его бизнесом.
Сколько вы зарабатываете?
Сколько тратите?
Какие налоги предстоит заплатить?
Можете ли позволить себе инвестиции, крупную покупку или несколько недель отпуска?
Когда у предпринимателя есть ответы на эти вопросы, принимать финансовые решения становится намного проще.
И отдыхать тоже.
Планируете отпуск? Проверьте сначала финансы бизнеса
Перед поездкой уделите немного времени счетам, налоговым срокам и финансовому резерву.
Это позволит уехать с пониманием, что важные вопросы закрыты, а после
возвращения вас не ждут неприятные финансовые сюрпризы.
Часто задаваемые вопросы
Сколько денег нужно отложить перед отпуском?
Единой суммы для всех предпринимателей нет. Размер финансового резерва зависит от ваших личных расходов, постоянных расходов бизнеса, предстоящих налоговых платежей и возможного снижения дохода во время отпуска.
Нужно ли подавать BTW-декларацию, если я нахожусь в отпуске?
Отпуск не меняет установленные сроки подачи налоговых деклараций. Поэтому перед поездкой стоит проверить предстоящие сроки и заранее передать необходимые документы бухгалтеру.
Стоит ли выставлять счета клиентам перед отпуском?
Да. Чем позже вы отправите фактуру, тем позже начнётся срок оплаты. Своевременное выставление счетов помогает избежать проблем с денежными поступлениями во время и после отпуска.
Зачем нужен финансовый резерв после возвращения?
После отпуска может пройти некоторое время, прежде чем вы выполните новые заказы, выставите счета и получите оплату. Поэтому резерв желательно рассчитывать не только на время отдыха, но и на первые недели после возвращения.
Может ли бухгалтер помочь подготовить бизнес к отпуску?
Хорошо организованная бухгалтерия помогает видеть текущие доходы и расходы, предстоящие налоговые обязательства и финансовый резерв бизнеса. Это позволяет предпринимателю принимать более обоснованные финансовые решения.
Нужна помощь с бухгалтерией?
Lumer Finance помогает ZZP’er и компаниям в Нидерландах с ведением бухгалтерии, налоговой отчётностью и финансовыми вопросами бизнеса.
Свяжитесь с нами для консультации.
А после этого — можно и в отпуск.
Комментарии